Как планировать и учитывать доходы и расходы в Genplace

Доходы и расходы планируются из раздела "Финансовые результаты" главной страницы.

Чтобы запланировать доход, в столбце соответствующего месяца выберите графу "План", нажмите на кнопку "Редактировать" и внесите сумму выручки или прочего дохода. После этого нажмите кнопку "Сохранить", и доход будет запланирован.

Фактические доходы формируются в отчете о финансовых результатах и разделе "Аналитика и проекты" после ввода первичных документов по реализации. Как это сделать я рассказывал здесь. Альтернативный вариант - ввод вручную по кнопке "Редактировать" в графе "Факт".

Чтобы запланировать расход, нажмите на зеленую кнопку "Создать расход" вверху страницы.

В открывшемся окне необходимо выбрать период, в котором нужно запланировать период и статью затрат. Можно запланировать расход сразу на несколько месяцев, кварталов или даже лет. Если статья затрат уже создана в справочнике, выберите ее из выпадающего списка. Если нет - нажмите на синюю кнопку со знаком плюса и добавьте новую статью затрат в справочник.

При создании новой статьи затрат введите ее название и категорию. Например, если нужно отразить затраты на упаковку готовой продукции, выберите категорию "Коммерческие расходы". Затраты на канцелярию для бухгалтерии - категорию "Управленческие расходы". Затраты на оплату труда рабочих - категорию "Себестоимость продукции". Проценты по кредитам - категорию "Прочие расходы".

Далее нужно выбрать к какому экономическому элементу затрат относится создаваемая статья:

● материальные затраты;
● затраты на оплату труда;
● отчисления на социальные нужды;
● амортизация;
● прочие затраты.

В такой детализации можно будет раскрыть статьи отчета о финансовых результатах и оценить экономическую структуру расходов компании.

Фишка сервиса - разделение затрат на постоянные и переменные. Это позволит вам определять величину маржинального дохода по отдельным проектам и компании в целом Зачем это нужно, рассказал наш директор по развитию Алексей Иванов в статье в блоге Genplace. Чтобы получать такую информацию выберите в поле "Тип расхода" постоянным или переменным он будет.

После нажатия на синюю кнопку "Добавить" статья будет сохранена в справочнике. В дальнейшем ее можно будет выбирать в выпадающем списке при планировании расходов для конкретных периодов.

После создания статьи вы автоматически вернетесь в окно планирования расхода.

Чтобы запланировать расход в выбранном периоде нужно поставить флажок в поле "План", чтобы отразить фактически произведенный расход - в поле "Факт". Можно установить сразу оба флажка - расход запланируется и учтется в одинаковых суммах.

Для переменных расходов нужно выбрать вариант зависимости от выручки.

Переменные расходы могут зависеть от выручки линейно и нелинейно. В первом случае в течение всего периода зависимость будет одинаковой. Например, 10% от выручки ежемесячно в течение всего года. Во втором случае в разные месяцы зависимость будет разной. Например, если вы планируете снижать зарплату работникам из-за сложной ситуации в экономике, но спада выручки не прогнозируете, то в в апреле доля зарплаты в выручке будет 20%, в мае 18%, а в июне 15%. Зависимость по месяцам устанавливается при нажатии кнопки "Редактировать".

Последний реквизит создаваемого расхода - принадлежность к проекту. Если вы выберете здесь какой-то из ранее созданных проектов компании, расход распределится на него в разделе "Аналитика и проекты". Если не выберете - он будет показываться там в нераспределенных расходах.

Расход можно внести и в разделе "Аналитика и проекты". Для этого нужно нажать на зеленую кнопку "Создать расход" над графиком и следовать уже описанному мной алгоритму. О том, как пользоваться проектной аналитикой доходов и расходов в Genplace, я напишу отдельную статью. Сейчас мы готовим серьезное обновление этого раздела.

После нажатия синей кнопки "Добавить" внесенный вами расход отобразится в отчете о финансовых результатах и проектной аналитике. В нашем примере он появился в статье "Коммерческие расходы". Если нажать на синий плюсик справа от названия статьи, список раскроется в детализации по элементам затрат. Наш расход "сидит" в элементе "Материальные затраты". Сумма была автоматически рассчитана на основе запланированной выручки.

Если вы раньше не пользовались нашим сервисом - самое время начать. Все описанные функции доступны пользователям бесплатной версии. Нужно просто зарегистрироваться по ссылке: https://app.genplace.ru/user/login/.