Как составить закрывающие документы по сделкам в Genplace

Зачем формировать первичные документы в Genplace

Сервис формирования документов доступен пользователям как платной, так и бесплатной версии. В обеих версиях можно формировать акты, накладные, счета-фактуры и УПД, распределять их по проектам и хранить подписанные скан-копии. У пользователей платной версии конструктор документов интегрирован с 1С. Документ, созданный в Genplace, будет автоматически создан в 1С и попадет в бухгалтерию. Его не надо будет отдельно отправлять личному менеджеру.

Сервис интегрирован со справочниками номенклатур, контрагентов и догворов. Поэтому доступ к нему можно предоставить сотрудникам компании, формирующим первичку: менеджерам, кладовщикам, операторам.

В сервисе также можно хранить сканы подписанных документов, они тоже автоматически попадают в бухгалтерию у пользователей платной версии. Для пользователей бесплатной версии сервис будет полезен тем, что позволяет отслеживать, подписан документ контрагентом или нет.

Как сформировать первичный документ в Genplace

Рассмотрим создание документа на примере акта выполненных работ. Создать акт можно двумя способами: обособленно или на основе ранее выставленного счета. Накладные, УПД и счета-фактуры формируются схожим образом.

Для того, чтобы сформировать акт обособленно от других документов, необходимо в разделе "Документооборот" выбрать категорию "Акт" и создать документ, нажав на зеленую кнопку.

Чтобы создать акт на основе ранее выставленного счета, необходимо в списке выставленных счетов в разделе "Документ для создания" выбрать акт и нажать на синюю кнопку с плюсом. Как выставлять счета в Genplace можно прочитать здесь.

При создании акта в бесплатной версии Genplace пользователю доступны для выбора ранее созданные номенклатуры, контрагенты и проекты. Если акт формируется на основе счета, то остальные поля будут заполнены автоматически. Указывать проект при создании акта не обязательно, но мы рекомендуем делать это. На основе первичных документов в сервисе формируется отчет по доходам каждого проекта. После того, как все данные будут введены, нужно нажать кнопку "Создать", и акт будет создан.

В платной версии блоки справочники контрагентов, номенклатур и договоров будут подтягиваться из 1С. После создания акта в Genplace он автоматически сформируется в 1С и бухгалтер начнет работать с ним.

Аналогичным образом на основе акта можно сформировать счет-фактуру.

После того, как документ сформированы, его можно скачать, распечатать и подписать. Для этого нужно нажать на кнопку "Скачать документ".

Подписанный и отсканированный или сфотографированный документ загружается в сервис по нажатию соответствующей кнопки, которая открывает окно выбора файлов на компьютере. В платной версии сервиса он будет автоматически отправлен в бухгалтерию, а пользователям бесплатной версии позволит упорядочить хранение первички.

Конструктор документов позволяет нашим клиентам упростить работу с передачей документов в бухгалтерии и позволяет вести попроектный учет доходов. Как работает распределение документов по проектам и какую аналитику мы формируем, я расскажу в следующих статьях.