Что такое восстановление кадрового делопроизводства?
Это процесс приведения в порядок всей кадровой документации компании — от приёмов на работу до увольнений, отпусков, табелей, инструктажей и журналов. Восстановление проводится в случае, если:
·        документы утеряны;
·        ведутся не полностью или не по правилам;
·        есть подозрения на ошибки;
·        вообще не велись (особенно у ИП и микробизнеса).

Когда требуется восстановление кадрового учёта?
1. После смены кадровика или бухгалтера
Новый специалист приходит и видит, что документы либо ведутся кое-как, либо не ведутся вообще. А у компании — десятки сотрудников.
2. После обращения в суд/прокуратуру/ГИТ
Один недовольный сотрудник, жалоба или проверка — и всплывает отсутствие приказов, инструкций и табелей.
3. При подготовке к проверке (трудовой инспекцией, прокуратурой, ФНС)
Если у вас в штате более 15 человек — вы находитесь в зоне риска, и ГИТ может прийти в любой момент.
4. При расширении, объединении бизнеса, смене собственника
Чтобы правильно передать дела, нужно восстановить документы — особенно если планируются инвестиции или лицензирование.
5. При работе с удалёнными сотрудниками, вахтой, сменами
Кадровая путаница в таких системах — обычное дело. Восстановление помогает всё структурировать.

Какие документы подлежат восстановлению?
1. Трудовые договоры
·        Основные договоры (со всеми обязательными условиями);
·        Дополнительные соглашения (об изменениях, переводах, условиях труда).
2. Приказы
·        О приёме, переводе, совмещении, увольнении;
·        Об отпусках, командировках, выходных днях.
3. Табели учёта рабочего времени
·        Для расчёта зарплаты, отпускных, больничных;
·        Документ, который первым запрашивает инспекция.
4. Личные дела
·        Заявления, анкеты, копии документов, карточки Т-2;
·        Ознакомление с ЛНА и ПВТР.
5. График отпусков
·        Утверждённый и подписанный график — обязателен для каждого года.
6. Локальные нормативные акты (ЛНА)
·        ПВТР (Правила внутреннего трудового распорядка);
·        Положение об оплате труда;
·        Должностные инструкции;
·        Коллективный договор (если есть).
7. Охрана труда
·        Инструктажи, журналы регистрации;
·        Медосмотры, СИЗ, допуски, обучение по технике безопасности.
8. Ведение электронных трудовых книжек (ЭТК)
·        Переход на ЭТК требует отдельного ведения документации с 2020 года.

Как проходит восстановление кадрового делопроизводства?
Этап 1: Аудит текущего состояния
Проводится экспресс-проверка:
·        какие документы есть;
·        какие отсутствуют;
·        что оформлено неправильно;
·        есть ли риски (например, нет приказов на работающих людей).
Этап 2: Сбор недостающей информации
·        Заявления, сканы паспортов, СНИЛС, ИНН;
·        Данные о приёмах, переводах, отпусках;
·        Фактические рабочие графики, начисления з/п.
Этап 3: Восстановление документов
·        Пересоздаются договоры, приказы, табели;
·        Формируются личные дела;
·        Печатаются и подписываются нужные формы;
·        Подшиваются дела по стандарту, оформляются обложки.
Этап 4: Разработка и внедрение ЛНА
·        Актуализируются или создаются ПВТР, положения, инструкции;
·        Все сотрудники ознакомляются под роспись.
Этап 5: Финальный аудит и передача документов
·        Проверка полноты, структуры, сроков хранения;
·        Подготовка к внешним проверкам;
·        Передача дел заказчику — в бумажном или электронном виде.

Что получает компания после восстановления?
·        Полноценное кадровое делопроизводство;
·        Отсутствие юридических рисков в случае проверок;
·        Возможность доказать трудовые отношения в суде;
·        Уверенность, что сотрудник оформлен по закону;
·        Правильные расчёты отпускных, больничных, компенсаций;
·        Снижение стресса у руководителя и HR-отдела.

Сколько стоит восстановление кадрового учёта?
Цена зависит от:
·        количества сотрудников;
·        объёма отсутствующих документов;
·        периода восстановления (1 год, 3 года, 5 лет);
·        срочности;
·        необходимости выезда специалиста.
Примерные расценки:
·        До 10 сотрудников — от 25 000 ₽
·        10–30 сотрудников — от 40 000 ₽
·        Более 50 сотрудников — от 60 000 ₽
·        Отдельно: восстановление ЛНА — от 15 000 ₽, табелей — от 5 000 ₽
Важно: многие компании предлагают рассрочку и поэтапное восстановление.

Какие риски, если не восстановить учёт?
·        Штраф от трудовой инспекции: до 200 000 ₽ за одно нарушение
·        Судебный иск от бывшего сотрудника: восстановление + компенсации
·        Не сможете доказать официальные отношения
·        Ошибки в налогах, заниженные выплаты
·        Потеря возможности пройти лицензирование или получить госконтракт

Заключение: восстановление — не хаос, а новый стартКадровое делопроизводство — это не просто формальность, а реальный щит, который защищает бизнес от проверок, конфликтов и штрафов. И если вы обнаружили, что в этой сфере — бардак, не стоит паниковать. Лучше восстановить учёт системно и профессионально.

Восстановление — это не про «прошлое», это про «будущее»: с полным, оформленным по закону комплектом документов вы можете спокойно развивать бизнес, нанимать новых сотрудников и быть уверенным, что завтра в дверь не постучат с повесткой от инспекции.
Не ждите проверок — восстановите порядок уже сегодня. И пусть кадры будут не только ресурсом, но и вашей надёжной опорой.