Что такое внутренний кадровый аудит?
Внутренний кадровый аудит — это комплексная проверка ведения кадрового делопроизводства и соблюдения трудового законодательства внутри компании. Она проводится внутренними специалистами (например, HR-отделом или службой внутреннего контроля) либо по инициативе руководства с привлечением внешних экспертов.
Цель — не просто найти ошибки в бумагах, а оценить всю систему управления персоналом, начиная от приёма на работу и заканчивая увольнением.

Почему кадровый аудит жизненно необходим?
1. Защита от трудовых споров и штрафов
Ошибки в оформлении документов — прямая причина проигрышей в суде и крупных штрафов от трудовой инспекции. Аудит помогает обнаружить и устранить такие риски заранее.
2. Оптимизация процессов
Нередко кадровый учёт устарел, избыточен или не автоматизирован. Аудит показывает, что можно упростить, ускорить, устранить.
3. Поддержание корпоративной культуры
Порядок в кадрах = уважение к сотрудникам. Это влияет на мотивацию, лояльность и имидж работодателя.
4. Подготовка к проверкам
Если в компанию приходит ГИТ (госинспекция труда), ФНС или прокуратура, именно кадровая документация чаще всего становится причиной штрафов. Аудит позволяет подготовиться заранее.
5. Защита интересов руководства
Руководитель лично отвечает за соблюдение трудового законодательства. Аудит снижает его личные риски.

Когда нужен внутренний кадровый аудит?

• Перед внешней проверкой (трудовая инспекция, прокуратура);
• После смены HR-специалиста или руководителя отдела кадров;
• При подготовке к сертификации или получению лицензии;
• После расширения штата или открытия новых филиалов;
• При наличии подозрений на ошибки или жалоб от сотрудников;
• Регулярно (раз в год или полгода) — в рамках системы внутреннего контроля.

Что проверяется при кадровом аудите?
1. Общие документы:

• Штатное расписание;
• Коллективный договор (если есть);
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положения о подразделениях;
• Локальные нормативные акты.

2. Приём на работу:

• Заявления, приказы, трудовые договоры;
• Акты приёма, личные дела, анкеты;
• Ознакомление с ПВТР и должностными инструкциями.

3. Трудовые договоры:

• Правильность оформления, наличие обязательных условий;
• Дополнительные соглашения, изменения и продления.

4. Учёт рабочего времени:

• Табели учёта;
• Графики смен, отпусков, выходных.

5. Командировки и отпуска:

• Порядок оформления;
• Приказы, расчёты, согласования.

6. Ведение личных дел:

• Паспортные данные, ИНН, СНИЛС, документы об образовании;
• Хранение в соответствии с требованиями закона.

7. Аттестации, обучение, охрана труда:

• Журналы инструктажей;
• Протоколы обучений;
• Медосмотры, СИЗ, допуски к видам работ.

8. Увольнение:

• Соответствие процедуры ТК РФ;
• Расчёты, приказы, выдача документов.

9. Электронный документооборот:

• Использование ЭДО, квалифицированной электронной подписи;
• Синхронизация с кадровым ПО.

Часто выявляемые ошибки при внутреннем аудите

• Отсутствие трудового договора или его неправильное оформление;
• Нет приказов на приём, отпуск, увольнение;
• Не оформлены приказы на внутренние перемещения;
• Табели учёта рабочего времени не ведутся или ведутся некорректно;
• Отсутствие графиков отпусков или нарушены сроки их предоставления;
• Сотрудник не ознакомлен с ПВТР и должностной инструкцией;
• Нарушены сроки оформления и хранения документов;
• Не соблюдена процедура увольнения;
• Нет записи о ведении электронных трудовых книжек;
• Ошибки в кадровом резерве и системе обучения.

Как проходит внутренний кадровый аудит: пошагово
1. Инициирование
Руководство компании или HR-отдел инициирует аудит. Определяются цели: полная проверка, тематическая, экспресс-анализ.
2. Сбор информации и документов
Проверяющие получают доступ к кадровой документации, приказам, личным делам, системам учёта.
3. Анализ соответствия законодательству
Сопоставляются документы и процедуры с требованиями Трудового кодекса РФ, локальными нормативами и отраслевыми регламентами.
4. Подготовка отчета
Составляется документ с указанием:

• выявленных нарушений;
• оценки уровня кадрового учёта;
• рекомендаций по устранению проблем.

5. Исправление нарушений и оптимизация процессов
Руководство и HR-служба внедряют рекомендации: дооформляют документы, обновляют регламенты, автоматизируют учёт.

Что даёт кадровый аудит бизнесу?

• Снижение юридических рисков — защита от штрафов и трудовых исков;
• Прозрачность кадровых процессов — упрощение взаимодействия между HR, бухгалтерией и руководством;
• Экономия времени — устранение дублирующих и ненужных документов;
• Повышение дисциплины — чёткая фиксация обязанностей, графиков, отпусков;
• Повышение доверия сотрудников — корректная работа с персоналом = здоровый климат в коллективе;
• Готовность к любой проверке — трудовая инспекция, прокуратура, ФНС.

Как часто проводить внутренний кадровый аудит?
Рекомендуется:

• Раз в год — для малого и среднего бизнеса;
• Раз в полгода — для крупных организаций и компаний с повышенным кадровым оборотом;
• Раз в квартал — при высокой текучке персонала, активной деятельности в филиалах, больших рисках.

Заключение: внутренний аудит — порядок начинается с людей
Кадры — это не только сотрудники, но и система. Если в ней хаос, рано или поздно он даст о себе знать — судом, штрафом, конфликтом. Но если всё отлажено — компания работает устойчиво, быстро реагирует на вызовы и растёт без страха проверок.
Внутренний кадровый аудит — это не просто «перебрать папки». Это сигнал самому себе: «Мы не боимся заглянуть внутрь и стать лучше». И если вы действительно заботитесь о своём бизнесе и людях, такой аудит — не формальность, а осознанный шаг к порядку, стабильности и уважению.