ТОП-5 ошибок НКО при составлении отчетов по президентским грантам

Александр Труханов, бухгалтер-консультант Genplace

Важным событием в деятельности НКО является получение гранта, представляемого Фондом-оператором президентских грантов по развитию гражданского общества. Грант - это шанс на реализацию социально значимого проекта, который сложно воплотить в жизнь без государственной поддержки. Но, получив грант, не стоит расслабляться. Ведь, помимо выполнения работ по нему, на НКО возлагается обязанность отчитаться за полученные деньги.

На основании опыта работы со множеством НКО, доверивших свой учет Генштабу, я выделил ТОП-5 самых распространенных ошибок, допускаемых при составлении отчета по гранту.

1. Неполный пакет документов, подтверждающих расходование денежных средств

Каждая совершаемая финансово-хозяйственная операция должна подтверждаться определенным пакетом первичных документов, которые пристально изучают проверяющие. Например, если для реализации проекта понадобились услуги печати баннеров, то к отчету по гранту необходимо приложить:

· договор
· счет
· акт выполненных работ

Если приобретались товары, то вместо акта нужна товарная накладная. А если услуги или товары приобретаются с НДС, к перечню следует добавить счет-фактуру.

Нередко в документах бывают и ошибки в суммах, реквизитах или в наименовании оказываемых услуг (приобретаемого товара). Поэтому следует проверять не только полноту комплекта документов, но и корректность.

2. Постатейные итоговые суммы в финансовом отчете не идут с проектом отчета, сумма расходов по статье не совпадает с данными Фонда

Встречаются случаи, когда при реализации проекта суммы расходов отличаются от сумм по статьям, согласованных грантодателем в заявке на получение гранта. Допустим, заложили в грант заработную плату штатному бухгалтеру, а в дальнейшем поручили ведение учета аутсорсеру. В подобных случаях не запрещено проводить корректировки по статьям, перенося денежные средства из статьи «Фонд оплаты труда» в статью «Оплата юридических, информационных и консультационных услуг». Но это обязательно следует согласовать с грантодателем до срока предоставления отчета.

Также, несоответствие остатков по статьям может возникнуть вследствие списания банковской комиссии за переводы денежных средств. Ее банк списывает автоматически, поэтому не стоит забывать об этом при заполнении заявки на грант. Если комиссия в заявке не учтена, придется оплачивать ее за счет собственных средств.

3. В отчет включены расходы, не относящиеся к гранту

Не забывайте, на что просили грант. Не допускается осуществление за счет гранта расходов на:

· уплату штрафов, пеней
· осуществление предпринимательской деятельности
· приобретение недвижимого имущества (включая земельные участки)
· капитальное строительство зданий
· приобретение алкогольной и табачной продукции
· предметов роскоши
· поддержку политических партий, кампаний и акций, подготовку и проведение митингов, демонстраций, пикетирований
· иных расходов, непосредственно не связанных с осуществлением проекта.


4. Командировочные выплачиваются сотруднику, выполняющего работы по договору гражданско-правового характера

В рамках реализации социально значимого проекта вполне вероятно направление задействованных в проекте сотрудников в командировку. Если со штатными сотрудниками проблем обычно не возникает, то с подрядчиками, привлеченными по договорам ГПХ, ситуация сложнее. Трудовое законодательство не распространяется на граждан, с которыми заключен договор ГПХ (ст. 11 ТК РФ). Таким образом, их поездки, даже связанные с исполнением заключенных договоров, командировками не являются. Поэтому все предполагаемые расходы, связанные со служебными поездками, следует включить в стоимость вознаграждения подрядчика или оговорить компенсацию поездки в договоре (дополнительном соглашении).

5. Оплата услуг, товаров произведена после завершения срока проекта и (или) окончания действия договора предоставления гранта

Использование гранта после истечения срока осуществления проекта и (или) прекращения действия договора на предоставления гранта не допускается. Это необходимо помнить и следить за своевременностью оплат поставщикам. Неиспользованную сумму после сдачи отчета по гранту придется вернуть грантодателю, а неоплаченные счета оплатить за счет собственных средств.

Предупрежден – значит вооружен. Удачи в реализации социально значимых проектов!