Расходы (Expenses) – это уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов или возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала компании. Исключение - уменьшение капитала по решению собственников компании. Так гласит ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Знакомо? Расходы определены зеркально доходам. И так же четко здесь отделены выплаты денег от расходов. Разбирать его лучше на цифрах.

Пример.
Вчера продавец и покупатель договорились о купле-продаже партии товаров за 100 руб. Вчера же покупатель перечислил предоплату 50 руб. Сегодня он забрал со склада всю партию товара. Оставшиеся 50 руб. покупатель заплатит завтра – такой порядок оплаты зафиксирован в договоре купли-продажи. Когда покупатель понес расход и сколько он составил?

Здесь важно понять два момента.

1. Расходы возникают, когда компания отдает любые активы, а не только деньги. Или, когда увеличиваются ее обязательства перед контрагентами.
   

В нашем примере вчера с расчетного счета ушло 50 руб. Это предоплата за товар. Если продавец не отгрузит товар, то предоплату придется вернуть. Значит, вчера вместе с выбытием одного актива (денежных средств) у компании появился другой актив (дебиторская задолженность). То есть меньше активов не стало и экономические выгоды не уменьшились. Поэтому вчера расхода у покупателя еще не было. Сегодня у покупателя появился новый актив – товары, которые он забрал со склада продавца. Их стоимость – не расход, потому что активов стало больше, а не меньше. То есть сегодня расхода тоже нет.

2. Выбытие активов или возникновение обязательств будет расходом компании только если ее капитал станет меньше. Это и есть уменьшение экономических выгод.

Капитал = Активы - Обязательства

Чтобы уменьшение активов стало расходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее уменьшение обязательств. Чтобы увеличение обязательств стало расходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее увеличение активов.

Так может в нашем примере расход появится завтра, когда покупатель выплатит вторые 50 руб.? Ведь активы-то уменьшатся. Нет. Сегодня мы получили товаров на 100 руб. Это не доход, потому что на эти же 100 руб. возникло обязательство перед продавцом. Частично оно погашено вчера, когда покупатель перечислил предоплату. Завтра оно будет погашено полностью. Покупатель останется при своих активах, просто они изменят форму: 100 руб. денежных средств поменяется на 100 руб. товаров. В теории бухучета такой обмен называется активной пермутацией.

Еще пример для закрепления понимания. Являются ли расходом выплаты по кредиту?

При получении кредита возникает обязательство. При его погашении – обязательство списывается. Нет ни дохода, ни расхода. Но это относится только к телу кредита – сумме, которая была взята в долг. Проценты по кредиту – это увеличение обязательств перед банком, в обмен на которые вы не получаете никаких активов. Другие обязательства при этом не уменьшаются. Следовательно, начисленные проценты уменьшают экономические выгоды компании. Проценты – это расход. Причем расход этот возникает не когда проценты выплачиваются, а когда банк получает право их истребования по договору.

Важно запомнить!
Расход никак не связан по времени с поступлением денег. Деньги могут выплачиваться раньше, позже или одновременно с признанием расхода. Выплаты могут вообще не быть связаны с расходами. Поэтому планировать и учитывать расходы нужно отдельно от планирования и учета платежей. Иначе можно потратить деньги, которые вы еще не заработали.

Предприниматель, который учитывает и планирует доходы и расходы отдельно от денежных потоков, понимает экономику своей компании и не тратит незаработанные деньги. Тот же, кто валит все в одну кучу, приближает себя к банкротству и достает главбуха главным бухгалтерским мемом: «Почему прибыль есть, а денег нет?»

Он возникает когда предприниматель не понимает разницы между:

1. поступлениями денег и доходами;
   
2. выплатами денег и расходами.
   
   

В его мире прибыль – это разница между поступлениями и выплатами, а в мире бухгалтера – между доходами и расходами.

Предприниматель живет по кассовому методу. Он знает, что должен в этом месяце заплатить зарплату, налоги, аренду, проценты по кредиту. Чтобы это сделать, нужно получить деньги от покупателей. В мире бухгалтера живет розовый единорог, который не какает. Его зовут Метод Начисления (он же Допущение Определенности Фактов Хозяйственной Жизни). Эти два мира плохо понимают друг друга без переводчика, а главбух со спины единорога не всегда может объяснить предпринимателю почему нельзя ориентироваться только на денежный поток.

В результате в совершенно реальной бухгалтерии поселяется ведьма, которая наводит морок. А в кабинете директора – Винни-Пух, в голове которого опилки. Да-да-да! Чтобы не стать персонажем этой сказки достаточно понимать, что финансовый результат и денежный поток нужно рассматривать в комплексе. Если смотреть на них по отдельности, легко принять желаемое за действительное.

Пример.

Компания оказывает услуги. За месяц от покупателей поступило 100 руб. Из них 70 руб. ушло на зарплату и аренду. На расчетном счете осталось 30 руб. Это прибыль? Вовсе не обязательно!

Вариант 1.
В этом месяце было оказано услуг на 300 руб. Из них 100 руб. поступили на расчетный счет, еще 200 руб. остались в виде дебиторской задолженности. Она станет деньгами только в следующем месяце, а доходом является уже сейчас – подробно я разбирал это в посте про доходы. Значит, прибыль составила 230 руб. А вот денег в конце месяца осталось только 30 руб. Прибыль есть, а денег нет!

Вариант 2.
Все поступившие 100 руб. – это предоплата. Услуги в счет нее еще предстоит оказать. Пока это не доход: если услуга не будет оказана, деньги придется вернуть. 70 руб. зарплаты выплачивалось за работу, выполненную в прошлом месяце. Это уже не расход. Но за этот месяц предстоит выплатить сотрудникам и арендодателю еще 70 руб., а это уже расход – они свои обязательства за месяц выполнили. Значит, убыток составил 70 руб. Деньги есть, а прибыли нет!

Для того, чтобы не принять чужие деньги за прибыль, а кассовый разрыв за убыток в бухучете придуманы два отчета:

1. отчет о финансовых результатах (он же отчет о прибылях и убытках);
   
2. отчет о движении денежных средств.
   

Только глядя в оба этих отчета можно понять сколько из заработанного вы уже получили и сколько из полученного уже заработали.

Существует несколько видов прибыли, которые рассчитываются в бухгалтерском учете для понимания эффективности различных бизнес-процессов компании. Следите за руками:

1. Валовая прибыль (Gross Profit) - разница между доходами от продажи продукции (выручкой) и расходами на ее производство (себестоимостью). Она показывает эффект от производственной деятельность компании. Кстати, в слове «валовАя» ударение на последний слог – как «дорогАя». И она реально дорога для компании. Если валовая прибыль равна нулю или отрицательна – пора закрываться или всерьез пересматривать производственный процесс. Неэффективное производство не спасет ни грамотное управление, ни отличные маркетинг с продажами.

2. Прибыль от продаж (Operating Income) – это валовая прибыль минус расходы на хранение и продажу продукции (коммерческие расходы) минус расходы на управление компанией (управленческие расходы). Она показывает эффект от основной деятельности компании – продажи того, что она произвела. Убыток от продаж – неприятная штука, но от него часто получается уйти при наращивании объемов выпуска. Это называется эффект масштаба.

Пример.
ООО «Рога и копыта» покупает рога по 8 руб., а продает по 10. В прошлом месяце было продано 50 рогов. Валовая прибыль составила 50 * (10 руб. – 8 руб.) = 100 руб.
При этом зарплата продавца – 150 руб. в месяц. То есть прибыль от продаж составила 100 руб. – 150 руб. = - 50 руб.
Если в текущем месяце компании удастся продать 100 рогов, то валовая прибыль составит 100 * (10 руб. – 8 руб.) = 200 руб., а прибыль от продаж уже 200 руб. – 150 руб. = 50 руб.

3. Прибыль до налогообложения (Income Before Tax) – это прибыль от продаж плюс прочие доходы минус прочие расходы. Прочие доходы и расходы не связаны с основной деятельностью компании. Если компания продает рога и копыта, то проценты за размещение свободных денег на депозите – это прочий доход, а стоимость новогоднего корпоратива – прочий расход. Прибыль до налогообложения характеризует эффект от всей деятельности компании, в который вносит свою лепту не только основная, но и прочая деятельность.

4. Чистая прибыль (Net Income) – прибыль до налогообложения минус налог на прибыль. Это то, что остается компании после Мишустина и его команды. Для спецрежимников вместо налога на прибыль вычитается налог по УСН или ЕНВД.

5. Нераспределенная прибыль (Retained Earnings) – чистая прибыль минус дивиденды учредителям. Часть чистой прибыли надо отдать учредителям за то, что они внесли свои активы в уставный капитал. Эта процедура называется распределением прибыли. С точки зрения учредителей в этом весь смысл существования компании. Но в первые годы учредители могут и не выводить дивиденды себе в карман, оставляя прибыль на развитие компании. Тогда чистая прибыль текущего года увеличивает нераспределенную прибыль, оставшуюся с прошлых лет.

Собственник может увидеть первые четыре вида прибыли с начала года в отчете о финансовых результатах. Нераспределенную прибыль за все время существования компании – в бухгалтерском балансе.

Резервный капитал (Reserves) – искусственно выделяемая часть чистой прибыли . Работает это так:

1. получили чистую прибыль;
   
2. отщипнули от нее кусочек в резервный капитал;
   
3. остаток пошел на дивиденды и формирование нераспределенной прибыли.
   
   

Величина резервного капитала определяется Уставом компании, а размеры ежегодно отщипываемых кусочков чистой прибыли – протоколами общих собраний участников. ООО создавать резервный капитал не обязаны, но имеют право в соответствии со статьей 30 закона №14-ФЗ. В отношении АО такой вольницы статья 35 закона №208-ФЗ не допускает: резервный капитал формируется в размере не менее 5% от уставного капитала.

Пример 1.

Участники ООО «Рога и копыта» в Уставе предусмотрели создание резервного капитала 10 тыс. руб. отчислениями по 5% от чистой прибыли до его полного формирования. Прибыль за первый год деятельности составила 100 тыс. руб., за второй – 200 тыс. руб. Значит, в первый год 5 тыс. руб. (100 тыс. руб. * 5%) уйдет в резервный капитал, а 95 тыс. руб. можно распределить между собственниками и оставить на развитие компании. Во второй год 5% от чистой прибыли составит 10 тыс. руб. Но в резервном капитале уже есть 5 тыс. руб. с прошлого года. Поэтому достаточно отчислить 5 тыс. руб., а 195 тыс. руб. можно распределить или оставить.

Это механика. Теперь поговорим о сущности. Вот для чего нужен резервный капитал. И это нужно понимать собственникам ООО, которые часто не создают его, потому что не обязаны.

1. Покрытие убытков. Отчисления в резервный капитал означают, что в компании гарантированно остаются активы на эту сумму. То есть часть прибыли прошлых лет «замораживается» в этих активах (на бухгалтерском – капитализируется). Если в будущем компания получит убыток, капитализированная прибыль позволит полностью покрыть или хотя бы уменьшить его за счет прямых выплат денег или продажи других активов. Это как откладывать копеечку на черный день.
   
2. Развитие компании. Если резервного капитала нет, а собственники компании жадные, есть риск ежегодного распределения всей чистой прибыли. В этом случае компании не на что развиваться. Создание резервного капитала – мера защиты от недальновидных действий собственников.
   
   

Пример 2.

Участники ООО «Рога и копыта» распределили всю полученную за два года прибыль в свою пользу. На третий год существования компании в недрах Сколково придумали и запатентовали технологию нанополировки копыт. Отполированные вручную копыта стали хуже продаваться, из-за этого доходы сократились. Пришлось купить лицензию на использование новой технологии – из-за этого выросли расходы. В результате убыток за третий год составил 8 тыс. руб. К счастью, у компании были активы, стоимостью 10 тыс. руб., капитализированные в резервном капитале. Поэтому бежать в банк за кредитом не пришлось. С прибылей следующих лет нужно будет вернуть в резервный капитал эти 8 тыс. руб., а к распределению оставшейся части подойти разумнее.

Резюмирую: резервный капитал – это часть прибыли, гарантированно остающаяся в компании. ООО может обойтись без него, но с ним надежнее.