Как проверить достоверность кассового чека, полученного по SMS или e-mail

Лейла Табатадзе — директор
по клиентскому сервису
Genplace.

В продолжение темы глобальной цифровизации фискальных органов поговорим об онлайн кассах, QR-кодах и чеках по смс. На автоматических станциях заправки система предлагает два варианта получения чека: «распечатать чек» и получить по смс или электронной почте. Завершить покупку без получения чека невозможно - приходится выбирать. Некоторые опасаются спама и чеки распечатывают, кто-то предпочитает второй вариант. Сотрудники для отчетности сдают в бухгалтерию чеки, распечатанные из почты. Оказалось, существуют специальные программы, которые позволяют менять итоговую сумму по чеку. Это дает возможность для злоупотреблений. Если сотрудник сдаст в бухгалтерию чек с изменениями или ошибками в реквизитах, а налоговая это выявит, в признании расходов будет отказано. Согласно письму ФНС РФ от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком. Однако для учета расходов в целях налогообложения кроме чека необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов. Кассовый чек свидетельствует только о факте оплаты.

Бухгалтеру необходимо проверить достоверность данных по чекам, которые распечатаны из почты. Согласно п.1 ст.4 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 06.06.2019) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации", одним из требований к контрольно-кассовой технике является обеспечение возможности печати в отдельной выделенной области кассового чека или бланка строгой отчетности двухмерного штрихового кода (QR-кода размером не менее 20 x 20 мм). QR-код должен содержать в кодированном виде реквизиты проверки кассового чека или бланка строгой отчетности:

• дата и время осуществления расчета;
  
• порядковый номер фискального документа;
  
• признак расчета;
  
• сумма расчета;
  
• заводской номер фискального накопителя;
  
• фискальный признак документа.
  
  

С помощью проверки QR-кода можно подтвердить достоверность данных чека. ФНС разработала приложения для проверки данных. Они доступны в Google Play и App Store Также эти данные можно проверить здесь.

Бывают случаи, когда при проверке чека по QR-коду выясняется, что чек некорректен. Это может быть связано со сбоем работы кассы. Поэтому не всегда есть причины не доверять сотруднику. Стоит отложить сомнительный чек и проверить на следующий день.

Проверка чека по QR-коду может помочь установить зарегистрирован ли документ с указанными реквизитами в системе ФНС. В случае отсутствия такой регистрации, получатель чека может сообщить ФНС об этом. QR-код на чеках помогает также регистрировать покупки в приложениях для получения баллов, бонусов, кэш-бэка при проводимых акциях в крупных магазинах.

Резюмирую. Чтобы не принять к учету поддельные чеки, установите мобильное приложение и проверяйте их по QR-коду. Это не займет много времени, зато спасет от серьезных неприятностей. И у сотрудников желания подсунуть "липу" поубавится.