Зачем торопиться сдавать первичные документы в бухгалтерию

Бухгалтерский учет – это формирование систематизированной информации о хозяйственной деятельности организации в соответствие с требованиями законодательства. Ведение бухгалтерского учета обязательно для всех юридических лиц. Для индивидуальных предпринимателей ведение бухгалтерского учета - дело добровольное. Но, несмотря на такое послабление, многие предприниматели ведут учет.

Какой бы факт хозяйственной жизни ни произошел: отгрузили товар покупателю, поступила оплата от него, приобрели материал у поставщика – он должен быть отражен в бухучете. Для этого существуют первичные документы: накладные кассовые документы, банковские выписки и т.д. Любой факт хозяйственной жизни бухгалтер отражает в учете только на основании первичного документа. Нет документа - нет ни проводок в 1С, ни бухгалтерской отчетности, ни налоговых деклараций. Лишь после отражения первичных документов в бухгалтерском учете, клиент получают и начинает использовать для принятия решений информацию об имуществе, деньгах, долгах, прибыли и прочих бухгалтерских категориях.

Информация о фактах хозяйственной деятельности организации должна быть актуальной на сегодняшний день, а не отражающей то, что было неделю, две и больше тому назад. Для этого все первичные документы, которые составлены клиентом или поступили к нему от контрагентов, должны быть отражены в бухгалтерском учете в этот же день. Тогда бухгалтерский учет будет отражать реальную картину дел в организации. Поэтому своевременное и полное предоставление первичных документов в бухгалтерию – залог актуального и полезного учета.

Существуют ли такие образцовые организации? Да, существуют! Среди наших клиентов немало тех, кто представляет документы в онлайн-режиме. Схема простая: получил документ - переслал скан-копии - мы отразили их в учете. Бухгалтерский учет этих клиентов отражает оперативную информацию о финансово-хозяйственной деятельности и используется как основа для управленческого учета.

Кроме оперативности получают такие клиенты? Возможность планирования налогов! Например, подходит к концу квартал. При оперативном учете ожидаемые суммы налогов уже можно определить и предпринять действия для их законного снижения.

Допустим, клиент применяет упрощенную систему налогообложения с объектом "доходы минус расходы". Оперативное отражение первичных бухгалтерских документов позволяет к концу квартала предварительно определить сумму налога. И произвести предоплату некоторых расходов для уменьшения суммы налога.

При применении общей системы налогообложения до окончания квартала мы успеваем прикинуть НДС и налог на прибыль. И здесь можно вовремя сориентироваться и закупить ТМЦ или услуги, перечислить аванс поставщику. А когда первичные документы поступают к нам накануне сдачи отчетности, бухгалтер подводит итоги и видит, что по итогам квартала выходит большая сумма НДС к уплате в бюджет. А контрагенты уже квартал «закрыли». И вместо предоплаты миллиона рублей поставщику, которому все равно платить этот миллион придется, клиент безвозвратно отдает бюджету почти сто семьдесят тысяч.

А ведь кроме налоговой есть еще и фонды! Например, отчет СЗВ-М предоставляется в Пенсионный фонд ежемесячно до 15-го числа и содержит сведения о штатных сотрудниках и о работающих по договорам гражданско-правового характера. И если информация о вновь принятых сотрудниках или подрядчиках не будет своевременно предоставлена, то сведения в СЗВ-М будут недостоверными. А штраф за недостоверные сведения – 500 рублей за каждый факт. Не предоставил клиент 4 договора подряда, заключенные с 01 марта, не попали сведения по ним в СЗВ-М за март - штраф 2 000 руб.

Так что передавайте документы в бухгалтерию вовремя, и будет вам простое предпринимательское счастье! Тем более, что наш сервис Genplace позволяет в 2 клика производить обмен документами, не выходя из офиса или дома. Попробуйте - это удобно!