Проведение кадрового аудита: как навести порядок в документах, избежать штрафов и укрепить HR-систему
В условиях современной конкуренции и повышенного внимания со стороны контролирующих органов бизнес не может позволить себе халатность в работе с персоналом. Нарушения в кадровом учёте — одни из самых частых причин административных и судебных разбирательств. Ошибка в трудовом договоре, нарушение процедуры увольнения, отсутствие инструктажа — и вот уже компания сталкивается с проверками, штрафами, исками.
Решение? Кадровый аудит. Это не просто формальная проверка, а полноценная оценка системы управления персоналом. Грамотно проведённый аудит помогает бизнесу не только выявить ошибки, но и оптимизировать процессы, повысить лояльность сотрудников и снизить юридические риски.
В этой статье расскажем, как проводится кадровый аудит, что именно проверяется, в каких случаях он особенно необходим, какие ошибки чаще всего выявляются и почему проводить аудит нужно до, а не после проблем.
Решение? Кадровый аудит. Это не просто формальная проверка, а полноценная оценка системы управления персоналом. Грамотно проведённый аудит помогает бизнесу не только выявить ошибки, но и оптимизировать процессы, повысить лояльность сотрудников и снизить юридические риски.
В этой статье расскажем, как проводится кадровый аудит, что именно проверяется, в каких случаях он особенно необходим, какие ошибки чаще всего выявляются и почему проводить аудит нужно до, а не после проблем.
Что такое кадровый аудит?
Кадровый аудит — это системная проверка ведения кадрового делопроизводства на соответствие:
• требованиям трудового законодательства РФ;
• внутренним регламентам и локальным нормативным актам (ЛНА);
• стандартам отрасли и корпоративной политике компании.
Цель — не просто найти ошибки в бумагах, а оценить риски, укрепить кадровую систему и повысить эффективность работы с персоналом.
В каких случаях необходим кадровый аудит?
1. Планируется проверка от ГИТ или прокуратуры
2. Сменился HR-специалист, бухгалтер или директор
3. Компания расширяется, открывает филиалы
4. Бизнес переходит на электронный документооборот (ЭДО)
5. Растёт текучесть персонала и количество жалоб
6. В штате более 15 человек, и документооборот усложнился
7. Давно не проводилась ревизия кадровых документов (более 1 года)
8. Подозрения на ошибки в расчётах, отпусках, увольнениях
Что проверяется в ходе кадрового аудита?
Проверка может быть комплексной (вся кадровая система) или тематической (определённый участок, например, табели или договоры). Ниже — ключевые направления:
1. Локальные нормативные акты (ЛНА)
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• Положение об оплате труда
• Коллективный договор (если есть)
• Должностные инструкции
• Положения о структурных подразделениях
• Регламенты, политики, графики работы
2. Личные дела сотрудников
• Трудовые договоры, дополнительные соглашения
• Заявления, приказы, личные карточки
• Документы об образовании, ИНН, СНИЛС, паспорта
• Ознакомление с ПВТР, ЛНА, инструкциями
3. Документы по приёму, переводу и увольнению
• Приказы, заявления
• Даты, основания, расчётные листки
• Соблюдение сроков и процедур по ТК РФ
4. Учёт рабочего времени
• Табели учёта
• Графики сменности
• Отпуска, больничные, отгулы
• Командировки
5. Охрана труда
• Инструктажи
• Медосмотры
• Журналы безопасности
• СИЗ и допуски
6. Электронный документооборот
• Использование КЭП (электронной подписи)
• Совместимость с кадровыми программами (1С, SAP, СБИС и др.)
• Ведение электронных трудовых книжек
Этапы проведения кадрового аудита
1. Подготовка и согласование
• Стороны (заказчик и аудиторская компания или внутренний отдел) определяют цели, формат и сроки.
• Устанавливается, будет ли аудит дистанционный или выездной.
• Составляется список необходимых документов и доступов.
2. Сбор и анализ документов
• Аудиторы изучают документы: бумажные и цифровые.
• Проводят выборочную проверку личных дел, приказов, табелей, ЛНА.
• Используют чек-листы и стандарты оценки на соответствие закону.
3. Выявление нарушений и рисков
• Составляется реестр нарушений.
• Указывается степень серьёзности (критичные, значимые, мелкие).
• Рассчитываются возможные последствия: штрафы, судебные риски, потери.
4. Разработка рекомендаций
• Предлагаются конкретные шаги по исправлению ошибок.
• При необходимости — шаблоны документов, образцы приказов, новые формы учёта.
• Описываются пути оптимизации: автоматизация, передача функций, обучение.
5. Отчёт и сопровождение
• Подготавливается аудиторский отчёт (часто — в формате презентации для руководства).
• При необходимости аудитор может сопровождать внедрение корректировок.
• Проводится финальная консультация с HR и директором.
Примеры типичных нарушений
• Отсутствие трудового договора или его подписание позже даты приёма;
• Договор есть, но не содержит обязательных условий (режим работы, компенсации);
• График отпусков не утверждён или не соблюдается;
• Табель рабочего времени ведётся формально или не ведётся вовсе;
• Нет приказов об увольнении, перемещении;
• Инструктажи по охране труда не проводятся, не фиксируются;
• Должностные инструкции не подписаны или устарели;
• Не соблюдён порядок оформления отпуска по беременности и родам;
• Отсутствие журналов инструктажей или актов медосмотра.
Что даёт кадровый аудит компании?
1. Устранение юридических рисков
Внутренний аудит помогает избежать штрафов от ГИТ (до 200 тыс. ₽ за одно нарушение) и судебных исков от сотрудников.
2. Повышение эффективности HR
Аудит показывает, где HR-отдел перегружен ручной работой, где можно автоматизировать и ускорить процессы.
3. Уверенность руководства
Чёткая структура, прозрачные регламенты и отсутствие «скелетов в шкафу» дают руководителю спокойствие.
4. Готовность к проверкам и масштабированию
Наладив кадровую систему, проще открывать филиалы, привлекать инвестиции, внедрять стандарты ISO и проходить лицензирование.
5. Рост лояльности сотрудников
Чёткий документооборот, прозрачность начислений, уважение к правам — всё это повышает доверие персонала.
Сколько стоит кадровый аудит?
Стоимость зависит от:
• количества сотрудников;
• количества филиалов и обособленных подразделений;
• объёма документации;
• необходимости выезда аудитора;
• глубины анализа (экспресс или комплекс);
• периода охвата (проверка только текущего года или нескольких лет).
Примерные ориентиры:
• Малый бизнес (до 30 сотрудников): от 20 000 до 50 000 ₽
• Средний бизнес (до 100 сотрудников): 70 000 – 150 000 ₽
• Крупные компании: от 200 000 ₽ и выше
Комплексный аудит с доработкой документов — по индивидуальной смете.
Как часто проводить кадровый аудит?
• Раз в год — минимально рекомендованный цикл;
• Раз в полгода — для компаний с высокой текучкой и сложной структурой;
• После каждой смены ключевого HR или бухгалтера;
• Перед визитом проверяющих (особенно трудовой инспекции, прокуратуры, ФНС).
Заключение: аудит — это не «разбор полётов», а шаг вперёд
Проведение кадрового аудита — это не про поиск виноватых, а про развитие. Компании, которые системно проверяют свои процессы, не боятся инспекций, не теряют сотрудников из-за конфликтов и не получают «письма счастья» от проверяющих.
Аудит — это зеркало, в котором видно не только нарушения, но и возможности: где упростить, где улучшить, где усилить контроль.
Один грамотный аудит может сэкономить компании больше, чем десятки консультаций, курсов или спасательных операций в суде. Проведите его вовремя — и будьте уверены, что в вашем бизнесе всё по закону и по-человечески.
Кадровый аудит — это системная проверка ведения кадрового делопроизводства на соответствие:
• требованиям трудового законодательства РФ;
• внутренним регламентам и локальным нормативным актам (ЛНА);
• стандартам отрасли и корпоративной политике компании.
Цель — не просто найти ошибки в бумагах, а оценить риски, укрепить кадровую систему и повысить эффективность работы с персоналом.
В каких случаях необходим кадровый аудит?
1. Планируется проверка от ГИТ или прокуратуры
2. Сменился HR-специалист, бухгалтер или директор
3. Компания расширяется, открывает филиалы
4. Бизнес переходит на электронный документооборот (ЭДО)
5. Растёт текучесть персонала и количество жалоб
6. В штате более 15 человек, и документооборот усложнился
7. Давно не проводилась ревизия кадровых документов (более 1 года)
8. Подозрения на ошибки в расчётах, отпусках, увольнениях
Что проверяется в ходе кадрового аудита?
Проверка может быть комплексной (вся кадровая система) или тематической (определённый участок, например, табели или договоры). Ниже — ключевые направления:
1. Локальные нормативные акты (ЛНА)
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• Положение об оплате труда
• Коллективный договор (если есть)
• Должностные инструкции
• Положения о структурных подразделениях
• Регламенты, политики, графики работы
2. Личные дела сотрудников
• Трудовые договоры, дополнительные соглашения
• Заявления, приказы, личные карточки
• Документы об образовании, ИНН, СНИЛС, паспорта
• Ознакомление с ПВТР, ЛНА, инструкциями
3. Документы по приёму, переводу и увольнению
• Приказы, заявления
• Даты, основания, расчётные листки
• Соблюдение сроков и процедур по ТК РФ
4. Учёт рабочего времени
• Табели учёта
• Графики сменности
• Отпуска, больничные, отгулы
• Командировки
5. Охрана труда
• Инструктажи
• Медосмотры
• Журналы безопасности
• СИЗ и допуски
6. Электронный документооборот
• Использование КЭП (электронной подписи)
• Совместимость с кадровыми программами (1С, SAP, СБИС и др.)
• Ведение электронных трудовых книжек
Этапы проведения кадрового аудита
1. Подготовка и согласование
• Стороны (заказчик и аудиторская компания или внутренний отдел) определяют цели, формат и сроки.
• Устанавливается, будет ли аудит дистанционный или выездной.
• Составляется список необходимых документов и доступов.
2. Сбор и анализ документов
• Аудиторы изучают документы: бумажные и цифровые.
• Проводят выборочную проверку личных дел, приказов, табелей, ЛНА.
• Используют чек-листы и стандарты оценки на соответствие закону.
3. Выявление нарушений и рисков
• Составляется реестр нарушений.
• Указывается степень серьёзности (критичные, значимые, мелкие).
• Рассчитываются возможные последствия: штрафы, судебные риски, потери.
4. Разработка рекомендаций
• Предлагаются конкретные шаги по исправлению ошибок.
• При необходимости — шаблоны документов, образцы приказов, новые формы учёта.
• Описываются пути оптимизации: автоматизация, передача функций, обучение.
5. Отчёт и сопровождение
• Подготавливается аудиторский отчёт (часто — в формате презентации для руководства).
• При необходимости аудитор может сопровождать внедрение корректировок.
• Проводится финальная консультация с HR и директором.
Примеры типичных нарушений
• Отсутствие трудового договора или его подписание позже даты приёма;
• Договор есть, но не содержит обязательных условий (режим работы, компенсации);
• График отпусков не утверждён или не соблюдается;
• Табель рабочего времени ведётся формально или не ведётся вовсе;
• Нет приказов об увольнении, перемещении;
• Инструктажи по охране труда не проводятся, не фиксируются;
• Должностные инструкции не подписаны или устарели;
• Не соблюдён порядок оформления отпуска по беременности и родам;
• Отсутствие журналов инструктажей или актов медосмотра.
Что даёт кадровый аудит компании?
1. Устранение юридических рисков
Внутренний аудит помогает избежать штрафов от ГИТ (до 200 тыс. ₽ за одно нарушение) и судебных исков от сотрудников.
2. Повышение эффективности HR
Аудит показывает, где HR-отдел перегружен ручной работой, где можно автоматизировать и ускорить процессы.
3. Уверенность руководства
Чёткая структура, прозрачные регламенты и отсутствие «скелетов в шкафу» дают руководителю спокойствие.
4. Готовность к проверкам и масштабированию
Наладив кадровую систему, проще открывать филиалы, привлекать инвестиции, внедрять стандарты ISO и проходить лицензирование.
5. Рост лояльности сотрудников
Чёткий документооборот, прозрачность начислений, уважение к правам — всё это повышает доверие персонала.
Сколько стоит кадровый аудит?
Стоимость зависит от:
• количества сотрудников;
• количества филиалов и обособленных подразделений;
• объёма документации;
• необходимости выезда аудитора;
• глубины анализа (экспресс или комплекс);
• периода охвата (проверка только текущего года или нескольких лет).
Примерные ориентиры:
• Малый бизнес (до 30 сотрудников): от 20 000 до 50 000 ₽
• Средний бизнес (до 100 сотрудников): 70 000 – 150 000 ₽
• Крупные компании: от 200 000 ₽ и выше
Комплексный аудит с доработкой документов — по индивидуальной смете.
Как часто проводить кадровый аудит?
• Раз в год — минимально рекомендованный цикл;
• Раз в полгода — для компаний с высокой текучкой и сложной структурой;
• После каждой смены ключевого HR или бухгалтера;
• Перед визитом проверяющих (особенно трудовой инспекции, прокуратуры, ФНС).
Заключение: аудит — это не «разбор полётов», а шаг вперёд
Проведение кадрового аудита — это не про поиск виноватых, а про развитие. Компании, которые системно проверяют свои процессы, не боятся инспекций, не теряют сотрудников из-за конфликтов и не получают «письма счастья» от проверяющих.
Аудит — это зеркало, в котором видно не только нарушения, но и возможности: где упростить, где улучшить, где усилить контроль.
Один грамотный аудит может сэкономить компании больше, чем десятки консультаций, курсов или спасательных операций в суде. Проведите его вовремя — и будьте уверены, что в вашем бизнесе всё по закону и по-человечески.