Полный и понятный гид по расходам при УСН: что учитывать, чтобы платить меньше налогов и не попасть под штрафы
Упрощённая система налогообложения (УСН) — это один из самых удобных режимов для малого и среднего бизнеса в России. Она гораздо проще в учёте, чем общая система, но у неё есть свои правила. Одно из ключевых — что именно можно учитывать в расходах, чтобы уменьшить налог по ставке 15% от «доходов минус расходы».
В статье разберёмся:
В статье разберёмся:
- Какие расходы законно уменьшают налог при УСН
- Как правильно их документировать
- Типичные ошибки, из-за которых расходы не учитывают
- Примеры ситуаций из практики бизнеса
Почему важно знать «открытый перечень» расходов
УСН — это упрощённая система, но это не значит, что можно списать всё подряд. Закон говорит, что расходы должны быть:
Основные виды расходов, которые можно учесть при УСН
Ниже — структурированный и понятный список, что именно разрешено учитывать.
1. Оплата труда и взносы
Это один из самых важных пунктов:
Заработная плата сотрудников
Отчисления в фонды (ПФР, ФОМС, ФСС)
Премии и компенсации
Важно: выплаты должны быть оформлены официально и отражены в документах.
2. Аренда имущества
Если вы платите за:
Офис
Производственные помещения
Торговые площади
— это законный расход для уменьшения налоговой базы.
3. Коммунальные услуги
При аренде или собственности — учитываются:
Электричество
Отопление
Вода
Интернет и связь
Но только в части, связанной с работой бизнеса.
4. Расходы на материалы и товары
Если ваша компания:
производит товары
оказывает услуги
продаёт продукцию
— расходы на сырьё, материалы или товар для перепродажи учитываются в расходах.
Документы — договоры, накладные, счета-фактуры — должны быть аккуратно оформлены.
5. Транспортные услуги
Можно учитывать:
топливо
обслуживание авто
ремонт
шиномонтаж
Если автомобиль используется для бизнеса. Хорошо документируйте назначение поездок.
6. Реклама и маркетинг
Это законный способ уменьшить налог:
интернет-реклама
наружная реклама
разработка сайта
участие в выставках
Расходы на маркетинг — один из самых спорных моментов, поэтому важно иметь документы, подтверждающие экономическую необходимость.
7. Связь и IT-услуги
Мобильная связь
Интернет-услуги
Подписки на софт и облачные сервисы
Лицензии на программы
Это обычные операционные расходы бизнеса.
8. Прочие расходы
В перечень также входят:
Банковские услуги
Курьерские и почтовые расходы
Охрана и видеонаблюдение
Услуги подрядчиков (ремонт, клининг и т. д.)
Подтверждайте каждую операцию.
Когда расходы не примут к учёту
Не все траты можно списать. Наиболее частые причины отказа в учёте:
Наличные выплаты без подтверждающих документов
Расходы, не связанные с основной деятельностью
«Личные» расходы владельца
Оформление документов задним числом
Практические примеры, чтобы стало понятнее
Пример 1: офисная компания
Компания с УСН на 15% арендует помещение, платит зарплату, связь и интернет. Все эти расходы уменьшат налог.
Пример:
Выручка — 3 000 000 ₽
Учетные расходы — 1 800 000 ₽
Налоговая база = 3 000 000 – 1 800 000 = 1 200 000
Налог = 1 200 000 × 15% = 180 000 ₽
Пример 2: интернет-магазин
Закупили товар, оплатили доставку, сделали рекламу — всё это расходные позиции, которые учитываются.
Советы, которые реально помогают
Вводите регулярный учёт расходов — не откладывайте на конец года
Используйте банковские переводы — так проще подтвердить платеж
Храните все договора и акты
Работайте в CRM/учётной системе, чтобы ничего не потерялось
Частые вопросы бизнеса
Вопрос: Можно ли учитывать кафе-обеды сотрудников?
Ответ: Только если они документально оформлены и привязаны к работе.
Вопрос: Что делать, если документы оформлены неверно?
Ответ: Исправляйте сразу, не дожидаясь проверки.
Итоги
УСН — это упрощённо, но не хаотично
Расходы — ваш способ уменьшить налог
Главное — документы и связь с бизнесом
Если затраты подтверждены бумагами и реально связаны с деятельностью компании, они работают на вашу налоговую оптимизацию.
УСН — это упрощённая система, но это не значит, что можно списать всё подряд. Закон говорит, что расходы должны быть:
- Документально подтверждёнными
- Связанными с деятельностью бизнеса
- Оформленными в бухгалтерском и налоговом учёте
Основные виды расходов, которые можно учесть при УСН
Ниже — структурированный и понятный список, что именно разрешено учитывать.
1. Оплата труда и взносы
Это один из самых важных пунктов:
Заработная плата сотрудников
Отчисления в фонды (ПФР, ФОМС, ФСС)
Премии и компенсации
Важно: выплаты должны быть оформлены официально и отражены в документах.
2. Аренда имущества
Если вы платите за:
Офис
Производственные помещения
Торговые площади
— это законный расход для уменьшения налоговой базы.
3. Коммунальные услуги
При аренде или собственности — учитываются:
Электричество
Отопление
Вода
Интернет и связь
Но только в части, связанной с работой бизнеса.
4. Расходы на материалы и товары
Если ваша компания:
производит товары
оказывает услуги
продаёт продукцию
— расходы на сырьё, материалы или товар для перепродажи учитываются в расходах.
Документы — договоры, накладные, счета-фактуры — должны быть аккуратно оформлены.
5. Транспортные услуги
Можно учитывать:
топливо
обслуживание авто
ремонт
шиномонтаж
Если автомобиль используется для бизнеса. Хорошо документируйте назначение поездок.
6. Реклама и маркетинг
Это законный способ уменьшить налог:
интернет-реклама
наружная реклама
разработка сайта
участие в выставках
Расходы на маркетинг — один из самых спорных моментов, поэтому важно иметь документы, подтверждающие экономическую необходимость.
7. Связь и IT-услуги
Мобильная связь
Интернет-услуги
Подписки на софт и облачные сервисы
Лицензии на программы
Это обычные операционные расходы бизнеса.
8. Прочие расходы
В перечень также входят:
Банковские услуги
Курьерские и почтовые расходы
Охрана и видеонаблюдение
Услуги подрядчиков (ремонт, клининг и т. д.)
Подтверждайте каждую операцию.
Когда расходы не примут к учёту
Не все траты можно списать. Наиболее частые причины отказа в учёте:
Наличные выплаты без подтверждающих документов
Расходы, не связанные с основной деятельностью
«Личные» расходы владельца
Оформление документов задним числом
Практические примеры, чтобы стало понятнее
Пример 1: офисная компания
Компания с УСН на 15% арендует помещение, платит зарплату, связь и интернет. Все эти расходы уменьшат налог.
Пример:
Выручка — 3 000 000 ₽
Учетные расходы — 1 800 000 ₽
Налоговая база = 3 000 000 – 1 800 000 = 1 200 000
Налог = 1 200 000 × 15% = 180 000 ₽
Пример 2: интернет-магазин
Закупили товар, оплатили доставку, сделали рекламу — всё это расходные позиции, которые учитываются.
Советы, которые реально помогают
Вводите регулярный учёт расходов — не откладывайте на конец года
Используйте банковские переводы — так проще подтвердить платеж
Храните все договора и акты
Работайте в CRM/учётной системе, чтобы ничего не потерялось
Частые вопросы бизнеса
Вопрос: Можно ли учитывать кафе-обеды сотрудников?
Ответ: Только если они документально оформлены и привязаны к работе.
Вопрос: Что делать, если документы оформлены неверно?
Ответ: Исправляйте сразу, не дожидаясь проверки.
Итоги
УСН — это упрощённо, но не хаотично
Расходы — ваш способ уменьшить налог
Главное — документы и связь с бизнесом
Если затраты подтверждены бумагами и реально связаны с деятельностью компании, они работают на вашу налоговую оптимизацию.