sales@gshtab.ru
8 (800)700-89-94
Мы можем вам перезвонить
Заполните форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Genplace
Как мы сделали сервис ЭДО без подключения контрагентов, роуминга и выпуска очередной подписи
Для того, чтобы отправить документ на подпись контрагенту, необходимо затратить большое количество времени и сил. Но в век технологий в этом уже нет необходимости, ведь все можно сделать намного быстрее и проще, отправив ссылку с доступом контрагенту и позволить подписать документ любой квалифицированной подписью. При этом не нарушаем ни одного закона. О том, как это работает в сервисе Genplace, рассказывает руководитель департамента маркетинга и разработки Дмитрий Овакимян.
Мы запустились в начале 2019 года как сервис бухгалтерского и управленческого учета. С тех пор у нас была мечта замкнуть на себе документооборот клиентов, чтобы оперативно собирать и обрабатывать данные для учета.
Нашей мечте не суждено было сбыться, потому что электронным документооборотом пользуются неохотно, несмотря на то, что цифровая подпись есть практически у всех.
В чем проблема с переходом на ЭДО.
Юридические лица не спешат переходить на ЭДО потому что:
При этом налоговая уже давно принимает отчетность, подписанную только электронной цифровой подписью. Таким образом подписи есть практически у всех, но для документооборота с контрагентами их не используют.
Как мы попытались заменить ЭДО, и у нас ничего не вышло.
Мы хотели, чтобы наши пользователи вели документооборот в Genplace. Если люди не пользуются ЭДО, то мы решили не плыть против течения.
Сначала мы сделали инструмент запроса подписанных сканов. Все равно обмен сканами - главный элемент документооборота в малом бизнесе.
Сервис отправлял ссылку контрагенту, по которой можно было скачать документ, подписать и загрузить скан. Пользователь при этом видел каждый этап действий контрагента: получил письмо, скачал документ, загрузил подписанный скан.
Нашей мечте не суждено было сбыться, потому что электронным документооборотом пользуются неохотно, несмотря на то, что цифровая подпись есть практически у всех.
В чем проблема с переходом на ЭДО.
Юридические лица не спешат переходить на ЭДО потому что:
- сложно и долго подключать контрагентов к ЭДО. Для этого нужно перестраивать наработанные бизнес-процессы;
- многим не нравится сама идея оплачивать каждый подписанный документ;
- в ряде систем надо получать отдельный токен для ЭДО.
При этом налоговая уже давно принимает отчетность, подписанную только электронной цифровой подписью. Таким образом подписи есть практически у всех, но для документооборота с контрагентами их не используют.
Как мы попытались заменить ЭДО, и у нас ничего не вышло.
Мы хотели, чтобы наши пользователи вели документооборот в Genplace. Если люди не пользуются ЭДО, то мы решили не плыть против течения.
Сначала мы сделали инструмент запроса подписанных сканов. Все равно обмен сканами - главный элемент документооборота в малом бизнесе.
Сервис отправлял ссылку контрагенту, по которой можно было скачать документ, подписать и загрузить скан. Пользователь при этом видел каждый этап действий контрагента: получил письмо, скачал документ, загрузил подписанный скан.
Мы думали, что так поможем пользователям избежать бесконечной беготни за контрагентами с просьбами выслать подписанный акт.
Решение себя не оправдало. Инструмент был удобен для наших пользователей, но не для контрагентов. Им всё ещё приходилось скачивать документ, ставить факсимиле или сканировать распечатанную версию. В итоге пользователи снова должны были бегать за контрагентами.
Нам пришлось все-таки разобраться в электронном документообороте и сделать сервис, который решил бы описанные проблемы ЭДО.
Как мы решили проблему ЭДО.
Мы поставили себе четыре задачи:
Чтобы подписать документ необходимо установить плагин от КриптоПро (он бесплатный) и криптопровайдер, например, КриптоПро CSP (1 000 руб. в год).
Так мы решили главную проблему документооборота - долгую и неудобную процедуру подписания документа контрагентом.
Мы выделили три базовых сценария использования:
1. Загрузить файл, подписать и отправить контрагенту.
Пользователь может загрузить несколько договоров и подписать их одновременно. Документом можно поделиться. На странице документа отображается, кем был подписан документ.
Решение себя не оправдало. Инструмент был удобен для наших пользователей, но не для контрагентов. Им всё ещё приходилось скачивать документ, ставить факсимиле или сканировать распечатанную версию. В итоге пользователи снова должны были бегать за контрагентами.
Нам пришлось все-таки разобраться в электронном документообороте и сделать сервис, который решил бы описанные проблемы ЭДО.
Как мы решили проблему ЭДО.
Мы поставили себе четыре задачи:
- Контрагент не должен регистрироваться в нашей системе, чтобы подписать документ пользователя;
- Подписывать документы можно любыми квалифицированными подписями. Мы не удостоверяющий центр и не хотим им быть;
- Пользователь не отправляет документ, а открывает к нему доступ по ссылке. Как с Google Docs;
- Мы проверяем сертификаты пользователя и его контрагентов. Так можно проверить, кто подписал документ, без использования сторонних сервисов.
Чтобы подписать документ необходимо установить плагин от КриптоПро (он бесплатный) и криптопровайдер, например, КриптоПро CSP (1 000 руб. в год).
Так мы решили главную проблему документооборота - долгую и неудобную процедуру подписания документа контрагентом.
Мы выделили три базовых сценария использования:
1. Загрузить файл, подписать и отправить контрагенту.
Пользователь может загрузить несколько договоров и подписать их одновременно. Документом можно поделиться. На странице документа отображается, кем был подписан документ.
2. Сформировать первичный документ, подписать и отправить.
Тоже самое, что и в предыдущем, но используется теми, кто сам создает в сервисе счета, акты или накладные. В этом случае мы можем вести управленческий учет по методу начисления и распределять расходы по проектам. Суммы берем из сформированных документов.
Тоже самое, что и в предыдущем, но используется теми, кто сам создает в сервисе счета, акты или накладные. В этом случае мы можем вести управленческий учет по методу начисления и распределять расходы по проектам. Суммы берем из сформированных документов.
3. Отправить документ пользователю Genplace и не создавать аккаунт в системе.
Мы сделали специальную ссылку, по которой неавторизованные пользователи могут отправить документ нашим клиентам. Через неё можно найти контрагента подписать файл и отправить.
Мы сделали специальную ссылку, по которой неавторизованные пользователи могут отправить документ нашим клиентам. Через неё можно найти контрагента подписать файл и отправить.
Это легально?
Да. Мы не являемся ни оператором электронного документооборота, ни удостоверяющим центром. Технически мы являемся сервисом подписания и хранения документов.
При этом подпись, которую пользователь ставит под документом, сохраняет юридическую силу. Ее можно использовать для обмена с контрагентами.
В итоге
Мы запустили сервис документооборота, для внедрения которого пользователю не надо нанимать интеграторов и ходить по офисам для подтверждения личности. Сервис нам настолько понравился, что мы выделили его в отдельный продукт. Стоит он 590 рублей в месяц. Если подключить к нему сервис управленческого учета, то 990.
Источник: блог Дмитрия Овакимяна на VC.RU
Да. Мы не являемся ни оператором электронного документооборота, ни удостоверяющим центром. Технически мы являемся сервисом подписания и хранения документов.
При этом подпись, которую пользователь ставит под документом, сохраняет юридическую силу. Ее можно использовать для обмена с контрагентами.
В итоге
Мы запустили сервис документооборота, для внедрения которого пользователю не надо нанимать интеграторов и ходить по офисам для подтверждения личности. Сервис нам настолько понравился, что мы выделили его в отдельный продукт. Стоит он 590 рублей в месяц. Если подключить к нему сервис управленческого учета, то 990.
Источник: блог Дмитрия Овакимяна на VC.RU
Error get alias