Как мы сделали сервис ЭДО без подключения контрагентов, роуминга и выпуска очередной подписи

Мы запустились в начале 2019 года как сервис бухгалтерского и управленческого учета. С тех пор у нас была мечта замкнуть на себе документооборот клиентов, чтобы оперативно собирать и обрабатывать данные для учета.

Нашей мечте не суждено было сбыться, потому что электронным документооборотом пользуются неохотно, несмотря на то, что цифровая подпись есть практически у всех.

В чем проблема с переходом на ЭДО.

Юридические лица не спешат переходить на ЭДО потому что:

• сложно и долго подключать контрагентов к ЭДО. Для этого нужно перестраивать наработанные бизнес-процессы;
• многим не нравится сама идея оплачивать каждый подписанный документ;
• в ряде систем надо получать отдельный токен для ЭДО.

При этом налоговая уже давно принимает отчетность, подписанную только электронной цифровой подписью. Таким образом подписи есть практически у всех, но для документооборота с контрагентами их не используют.

Как мы попытались заменить ЭДО, и у нас ничего не вышло.

Мы хотели, чтобы наши пользователи вели документооборот в Genplace. Если люди не пользуются ЭДО, то мы решили не плыть против течения.

Сначала мы сделали инструмент запроса подписанных сканов. Все равно обмен сканами - главный элемент документооборота в малом бизнесе.

Сервис отправлял ссылку контрагенту, по которой можно было скачать документ, подписать и загрузить скан. Пользователь при этом видел каждый этап действий контрагента: получил письмо, скачал документ, загрузил подписанный скан.

Мы думали, что так поможем пользователям избежать бесконечной беготни за контрагентами с просьбами выслать подписанный акт.

Решение себя не оправдало. Инструмент был удобен для наших пользователей, но не для контрагентов. Им всё ещё приходилось скачивать документ, ставить факсимиле или сканировать распечатанную версию. В итоге пользователи снова должны были бегать за контрагентами.

Нам пришлось все-таки разобраться в электронном документообороте и сделать сервис, который решил бы описанные проблемы ЭДО.

Как мы решили проблему ЭДО.

Мы поставили себе четыре задачи:

• Контрагент не должен регистрироваться в нашей системе, чтобы подписать документ пользователя;
• Подписывать документы можно любыми квалифицированными подписями. Мы не удостоверяющий центр и не хотим им быть;
• Пользователь не отправляет документ, а открывает к нему доступ по ссылке. Как с Google Docs;
• Мы проверяем сертификаты пользователя и его контрагентов. Так можно проверить, кто подписал документ, без использования сторонних сервисов.

Чтобы подписать документ необходимо установить плагин от КриптоПро (он бесплатный) и криптопровайдер, например, КриптоПро CSP (1 000 руб. в год).

Так мы решили главную проблему документооборота - долгую и неудобную процедуру подписания документа контрагентом.

Мы выделили три базовых сценария использования:

1. Загрузить файл, подписать и отправить контрагенту.

Пользователь может загрузить несколько договоров и подписать их одновременно. Документом можно поделиться. На странице документа отображается, кем был подписан документ.

2. Сформировать первичный документ, подписать и отправить.

Тоже самое, что и в предыдущем, но используется теми, кто сам создает в сервисе счета, акты или накладные. В этом случае мы можем вести управленческий учет по методу начисления и распределять расходы по проектам. Суммы берем из сформированных документов.

3. Отправить документ пользователю Genplace и не создавать аккаунт в системе.

Мы сделали специальную ссылку, по которой неавторизованные пользователи могут отправить документ нашим клиентам. Через неё можно найти контрагента подписать файл и отправить.

Это легально?

Да. Мы не являемся ни оператором электронного документооборота, ни удостоверяющим центром. Технически мы являемся сервисом подписания и хранения документов.

При этом подпись, которую пользователь ставит под документом, сохраняет юридическую силу. Ее можно использовать для обмена с контрагентами.

В итоге

Мы запустили сервис документооборота, для внедрения которого пользователю не надо нанимать интеграторов и ходить по офисам для подтверждения личности. Сервис нам настолько понравился, что мы выделили его в отдельный продукт. Стоит он 590 рублей в месяц. Если подключить к нему сервис управленческого учета, то 990.

Источник: блог Дмитрия Овакимяна на VC.RU