Как обмениваться первичными документами в Genplace

Как отправить документ контрагенту

Создать документ можно в конструкторе документов. Мы рекомендуем начинать создание цепочки документов с формирования счета.

При создании документа сервис предложит ввести email контрагента. Это даст возможность передать счет сразу на его электронную почту. Так как счет не является юридически значимым документом, его можно выслать контрагенту без подписи.

На основе счета пользователь может сформировать акт или накладную. Сегодня рассмотрим обмен подписанными документами на примере акта.

Если акт формируется на основе счета, все данные в документе автоматически отобразятся. Необходимо будет только ввести ФИО исполнителя, подписывающего акт с вашей стороны.

Как только акт сформирован, его можно отправить контрагенту на почту. Обычно, запрос подписанного документа вызывает проблемы у предпринимателей: кто-то забыл отправить подписанный акт, а иногда бывает, что заказчик придумывает различные отговорки или же говорит, что акт давно отправили и рекомендует проверить папку "Спам".

Чтобы облегчить этот процесс мы разработали сервис запроса подписанного акта. Документ можно отправить контрагенту прямо в системе. Для этого необходимо нажать на соответствующую кнопку

Ваш контрагент получит письмо со ссылкой на документ. Сервис предложит ему подписать акт и загрузить скан подписанного документа на сервис.

У вас всегда будет возможность увидеть, когда контрагент откроет сообщение. Перейдя по ссылке из письма откроется окно, представленное ниже, в которое контрагент сможет загрузить подписанный документ.

Как только документ будет загружен, в личном кабинете пользователя иконка «Акт» изменит цвет на зеленый.

С помощью этой функции можно легко отслеживать все подписанные акты. В платной версии у пользователей подписанный документ сразу попадает в бухгалтерию, что значительно упрощает работу.

Это еще не все новинки последнего релиза. Подписывайтесь на нас, буду держать в курсе новых возможностей сервиса!