Кадровый учёт и его ведение: зачем бизнесу знать, кто, когда и почему работает
Кадровый учёт — это не просто оформление трудовой книжки или подписание приказа о приёме на работу. Это системная и строго регламентированная деятельность, обеспечивающая прозрачность взаимоотношений между работником и работодателем. Ошибки в кадровом учёте могут привести к штрафам, судебным искам и утрате репутации. Напротив, грамотно выстроенная система кадрового делопроизводства — это защита интересов компании и стабильность внутренних процессов.
В этой статье расскажем:
В этой статье расскажем:
- что такое кадровый учёт и из чего он состоит;
- кто его ведёт;
- как организовать кадровое делопроизводство;
- какие документы обязательны;
- как автоматизировать процессы и избежать штрафов.
Что такое кадровый учёт
Кадровый учёт — это система документирования, хранения и учёта сведений о трудовой деятельности сотрудников. Он включает:
Зачем вести кадровый учёт
1. Защита работодателя в случае споров
Трудовые конфликты, жалобы, иски — всё решается проще, если документы в порядке.
2. Соблюдение законодательства
Проверки ГИТ и прокуратуры — не редкость. Без документов штрафы могут быть колоссальными.
3. Правильная отчётность в ПФР, ФНС и ФСС
Кадровый учёт напрямую влияет на корректность расчёта взносов, стажа, налогов.
4. Удобство управления персоналом
Планирование графиков, отпусков, обучения, повышения квалификации.
5. Имидж компании
Грамотное отношение к сотрудникам и документации — показатель зрелости бизнеса.
Основные документы кадрового учёта
Вот список ключевых бумаг, которые должны вестись в каждой организации с наёмными работниками:
Кто ведёт кадровый учёт
Ответственность за нарушения
Как организовать кадровый учёт: пошаговая инструкция
Шаг 1. Утвердите локальные нормативные акты:
Шаг 3. Оформляйте трудовые отношения официально:
Шаг 5. Храните документацию.
Срок хранения — от 3 до 75 лет в зависимости от вида документа.
Шаг 6. Автоматизируйте процессы.
Используйте 1С:ЗУП, Контур-Персонал, БухСофт, Excel (в небольших объёмах).
Автоматизация кадрового учёта
Преимущества:
Частые ошибки
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли кадровый учёт у ИП с одним работником?
Да. Все нормы ТК РФ распространяются и на ИП, если есть наёмный труд.
Можно ли вести учёт только в электронном виде?
Да, с 2021 года возможен переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО), но при соблюдении определённых условий и согласии сотрудников.
Нужно ли сдавать отчётность по кадрам?
Да. Основные формы — СЗВ-ТД, СЗВ-М, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, 4-ФСС, форма Т-2 (внутренняя).
Кто отвечает за ошибки — бухгалтер или директор?
Формально — всегда руководитель. Даже если ведёт кадровый специалист.
Вывод
Кадровый учёт — это не рутинная бумажная волокита, а мощный инструмент управления бизнесом и защиты компании от рисков. Правильно оформленные трудовые отношения дают стабильность, доверие сотрудников и спокойствие при любой проверке.
Даже в небольших организациях стоит выстроить простую, но чёткую систему кадрового учёта — это дешевле, чем штрафы и восстановление репутации. А для растущих компаний кадровая система становится основой масштабирования, найма, удержания и развития персонала.
Помните: порядок в кадрах — это порядок в бизнесе.
Кадровый учёт — это система документирования, хранения и учёта сведений о трудовой деятельности сотрудников. Он включает:
- оформление приема, перевода, увольнения;
- ведение личных дел;
- учёт рабочего времени, отпусков, больничных;
- соблюдение Трудового кодекса и иных нормативных актов;
- взаимодействие с ПФР, ФСС, налоговой инспекцией.
- Постановления Правительства РФ;
- Приказы Минтруда;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 (по оформлению документов).
Зачем вести кадровый учёт
1. Защита работодателя в случае споров
Трудовые конфликты, жалобы, иски — всё решается проще, если документы в порядке.
2. Соблюдение законодательства
Проверки ГИТ и прокуратуры — не редкость. Без документов штрафы могут быть колоссальными.
3. Правильная отчётность в ПФР, ФНС и ФСС
Кадровый учёт напрямую влияет на корректность расчёта взносов, стажа, налогов.
4. Удобство управления персоналом
Планирование графиков, отпусков, обучения, повышения квалификации.
5. Имидж компании
Грамотное отношение к сотрудникам и документации — показатель зрелости бизнеса.
Основные документы кадрового учёта
Вот список ключевых бумаг, которые должны вестись в каждой организации с наёмными работниками:
Документ | Назначение |
Штатное расписание | Список должностей, окладов, численности |
Трудовые договоры | Оформление найма, условий, обязанностей |
Личные карточки (форма Т-2) | Учет данных о сотруднике |
Приказы о приёме/увольнении | Официальное оформление начала/окончания работы |
Приказы о переводах, отпусках | Изменение условий труда |
Табель учёта рабочего времени | Учет присутствия, опозданий, переработок |
График отпусков | Планирование отпусков |
Журналы инструктажей | Безопасность труда |
Документы о прохождении медосмотров | При необходимости (опасные условия, пищевые производства и др.) |
- Кадровик в штате — в компаниях от 30–50 сотрудников.
- Бухгалтер-универсал — часто совмещает учёт и кадровые задачи в малом бизнесе.
- Руководитель — в микробизнесе с 1–3 сотрудниками.
- Аутсорсинг — привлечение специализированной кадровой службы.
- HR-менеджер + юрист — в крупных компаниях (разделение функций).
Ответственность за нарушения
Нарушение | Штраф (ст. 5.27 КоАП РФ) |
Отсутствие трудового договора | до 100 000 ₽ |
Нарушение порядка приёма на работу | до 50 000 ₽ |
Отсутствие кадровых документов | до 200 000 ₽ при повторных нарушениях |
Нарушение сроков хранения документов | до 50 000 ₽ |
Неоформленные отпуска, переводы и др. | до 80 000 ₽ |
Как организовать кадровый учёт: пошаговая инструкция
Шаг 1. Утвердите локальные нормативные акты:
- Правила внутреннего распорядка;
- Положение о персональных данных;
- Положение об оплате труда.
Шаг 3. Оформляйте трудовые отношения официально:
- заключение договора;
- приказ;
- личная карточка;
- СЗВ-ТД (отчёт в ПФР о приёме).
Шаг 5. Храните документацию.
Срок хранения — от 3 до 75 лет в зависимости от вида документа.
Шаг 6. Автоматизируйте процессы.
Используйте 1С:ЗУП, Контур-Персонал, БухСофт, Excel (в небольших объёмах).
Автоматизация кадрового учёта
Преимущества:
- экономия времени;
- снижение числа ошибок;
- готовые формы приказов, графиков;
- интеграция с расчётом зарплаты и налогов;
- онлайн-доступ к данным.
- 1С:Зарплата и управление персоналом;
- Контур.Персонал;
- Битрикс24 (в связке с HR-модулями);
- БухСофт.
Частые ошибки
- Работает сотрудник, а трудовой договор не оформлен;
- Табель не ведётся — как считать переработки и больничные;
- Приказ на отпуск есть, но графика — нет;
- Нет подписей на инструктажах;
- Увольнение «по телефону», без приказа и записей в трудовой;
- Отсутствие СЗВ-ТД — нарушает требования ПФР;
- Несвоевременная подача СЗВ-М — штрафы от 500 ₽ за человека.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли кадровый учёт у ИП с одним работником?
Да. Все нормы ТК РФ распространяются и на ИП, если есть наёмный труд.
Можно ли вести учёт только в электронном виде?
Да, с 2021 года возможен переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО), но при соблюдении определённых условий и согласии сотрудников.
Нужно ли сдавать отчётность по кадрам?
Да. Основные формы — СЗВ-ТД, СЗВ-М, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, 4-ФСС, форма Т-2 (внутренняя).
Кто отвечает за ошибки — бухгалтер или директор?
Формально — всегда руководитель. Даже если ведёт кадровый специалист.
Вывод
Кадровый учёт — это не рутинная бумажная волокита, а мощный инструмент управления бизнесом и защиты компании от рисков. Правильно оформленные трудовые отношения дают стабильность, доверие сотрудников и спокойствие при любой проверке.
Даже в небольших организациях стоит выстроить простую, но чёткую систему кадрового учёта — это дешевле, чем штрафы и восстановление репутации. А для растущих компаний кадровая система становится основой масштабирования, найма, удержания и развития персонала.
Помните: порядок в кадрах — это порядок в бизнесе.