Обмену скан-копиями первичных документов могут придать юридическую силу

Алексей Иванов, директор по развитию Genplace

В начале марта в Госдуму внесли законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)». От политики я очень далёк, но это точно нужная инициатива на пути к замене бумаги цифрой. Поэтому к законопроекту написал свой комментарий в телеграм-канале «Переводчик с бухгалтерского» и блоге на vc.ru– как я вижу это с позиции руководителя российской бухгалтерской компании.

В законопроекте определен порядок хранения, конвертации и уничтожения электронных документов. Под конвертацией понимается преобразование из одного формата в другой. При этом новый документ равнозначен исходному, если исходная информация, структура, реквизиты и метаданные не менялись. Тот, кто проводил конвертацию, должен подписать новый документ своей усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

При принятии электронного документа на хранение должна составляться опись. Она содержит информацию о дате передачи на хранение, лице, передавшем на хранение электронный документ, формате и метаданных. Опись также подписывается усиленной КЭП. Если документ нужно выгрузить третьим лицам, он выгружается вместе с описью.

Под уничтожением понимается полное стирание электронного документа без возможности восстановления. В лучшем случае разрешается сохранить метаданные. В каких случаях осуществлять такую процедуру законопроект не говорит.

Но как руководителю бухгалтерской компании мне особенно понравилась обновленная статья 11.3 «Электронный дубликат документа». У нас много клиентов, сохраняющих верность бумаге.

Очень хочется перевести всех на электронный документооборот, но это длинная история. Так вот, депутаты предложили «переходник» между бумажным и электронным документами. Электронный дубликат — это скан бумажного документа. Его предлагают приравнять к оригиналу.

В таком случае обмен сканами юридически будет равнозначен передаче бумажной «первички». А значит для любой проверки аутсорсер сможет предоставлять эти сканы без необходимости дергать клиента и сортировать кучи макулатуры.

Это сэкономит уйму времени и денег обоим. Да и штатным бухгалтериям будет проще обмениваться документами. При этом законопроект предусматривает в ряде случаев сокращение срока хранения бумажного оригинала при наличии электронного дубликата.

Единственное, что меня смущает — возможность подделки электронных дубликатов. Наверняка найдутся мастера дизайна, которые будут рисовать подделки. Это проще, чем пытаться подделать КЭП. Буду следить за дальнейшей судьбой этого законопроекта.