Не работаешь головой – работаешь руками!
Ненужные документы, которые составляет бухгалтер.

Эльмина Хикматуллина — ведущий бухгалтер-консультант
Genplace

Часто бухгалтер не успевает выполнять свою работу в рабочее время. Поэтому задерживается на работе по вечерам, работает в выходные дни. А не успевает он потому, что иногда занимается ненужной и бесполезной работой. Чтобы сэкономить рабочее время без ущерба для работы, нужно проанализировать, чем он занимается в течение дня и во всех ли формируемых им документах есть необходимость.

Каждый третий бухгалтер по привычке оформляет документы, в составлении которых нет необходимости или которые были отменены. Это убивает время, которое могло быть использовано с пользой. Вот пятерка наиболее популярных лишних документов из нашей практики.

1. Журнал кассира-операциониста. Бухгалтеры, отвечающие за кассу, до сих пор оформляют его при приеме наличных денег, ссылаясь на необходимость составления кассовых документов по унифицированным формам. Но Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У относит к кассовым документам только приходный и расходный кассовые ордера. А закон 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" не определяет его в качестве обязательного документа, составляемого при применении кассовой техники.

2. Акт об оказании услуг. В бухгалтерском учете расходы на оказание услуг должны быть подтверждены первичными документами. По-старинке многие считают, что оказание услуг подтверждается исключительно актами. Однако, согласно Гражданскому Кодексу, акты приема-передачи должны составляться при приемке работ. При оказании услуг необходимости в составлении акта нет. Первичным документом, подтверждающим расходы может служить счет или инвойс. Минфин разъяснил это в приложении к письму письму от 21.01.2019 № 07-04-09/2654. Главное чтобы документ содержал следующие обязательные реквизиты:

• название;
  
• дата;
  
• наименование исполнителя;
  
• услуга;
  
• стоимость услуги;
  
• должность и подпись лица, подписавшего документ.
  
  

Для подтверждения аренды необходимы договор аренды и документ, подтверждающий уплату арендной платы, акт приемки-передачи арендуемого имущества. В этом случае акт оказания услуг составлять не надо. Эта позиция отражена в письме Минфина от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067.

3. Транспортная накладная. В целях налогообложения прибыли расходы на перевозку груза автомобильным транспортом должны подтверждаться транспортной накладной, составленной по утвержденной форме.

Но если товар доставляется собственными силами (транспортом покупателя) товарно-транспортная накладная не оформляется. Для учета расходов на приобретение и доставку товара в этом случае будет достаточно накладной (например, по форме ТОРГ-12), выставленной продавцом и путевого листа. Основание: письмо Минфина РФ от 30.10.2012 г. №03-07-11/461.

4. Командировочное удостоверение. Этот документ упразднен четыре года назад постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, но до сих пор не все бухгалтеры знают об этом. При направлении в командировку нужен только приказ руководителя. По возвращении из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы — билеты, посадочные талоны, чеки и т.д.

5. Лишние заявления. В соответствии с п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У подотчетные суммы выдаются на основании приказа или другого распорядительного документа. Распространена практика помимо этого брать с работника заявление на выдачу денег. Но если есть приказ, заявление не нужно. Также не нужно писать заявление на предоставление очередного отпуска, включенного в график отпусков - заявление требуется только для внеочередного отпуска. Для предоставления стандартных налоговых вычетов по НДФЛ работник один раз предоставляет заявление в бухгалтерию. Повторно заявление предоставляется лишь в случае изменения каких-либо данных, необходимых для определения размера вычета или при появлении права на другой вид вычета. Это подтверждается Письмом ФНС России от 18.09.2014 N БС-4-11/18849@.

Цените свое и чужое рабочее время. Прежде чем составить какой-либо документ подумайте, нужен ли он.