Что такое кадровый учет
Кадровый учет — это ведение и хранение всей документации, связанной с трудовыми отношениями между работодателем и работником. Он охватывает не только оформление кадровых документов, но и учет рабочего времени, отпусков, больничных, переводов, увольнений, а также других событий, затрагивающих трудовые отношения.
Кадровый учет обязателен для всех работодателей — юридических лиц и ИП, которые нанимают сотрудников. Исключение составляют только индивидуальные предприниматели без наемных работников.

Зачем нужен кадровый учет
Кадровый учет выполняет сразу несколько ключевых функций в компании:

1. Соблюдение законодательства — корректное оформление трудовых отношений и учет кадров обязательны в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами.
2. Управление персоналом — данные учета помогают планировать рабочие графики, отпускные периоды, обучать сотрудников и эффективнее распределять ресурсы.
3. Юридическая защита — правильно оформленные документы служат доказательством соблюдения обязательств перед сотрудниками в случае трудовых споров.
4. Контроль и отчетность — данные кадрового учета используются при взаимодействии с контролирующими государственными органами, такими как трудовая инспекция, Пенсионный фонд и налоговые органы.

Состав кадрового учета и обязательные документы
Кадровый учет включает весь документооборот, связанный с персоналом:

• Трудовые договоры — основной документ, который оформляется при приеме на работу.
• Приказы — о приеме, переводе, увольнении, отпусках, изменении условий труда.
• Личные дела сотрудников — отдельная папка с документами о каждом работнике: паспортные данные, трудовая книжка, копии документов об образовании и квалификации, согласие на обработку персональных данных.
• Табели учета рабочего времени — фиксируют фактически отработанное время.
• График отпусков — план отпусков по компании, утвержденный руководителем.
• Штатное расписание — документ, описывающий структуру компании, занимаемые должности, оклады и количество штатных единиц.

Помимо этого, кадровый учет включает документы, связанные с расчетом заработной платы, больничными, отпусками и другими социальными гарантиями.

Как организовать кадровый учет
Чтобы кадровый учет работал эффективно и соответствовал требованиям законодательства, важно правильно его организовать:
Назначение ответственного лица
Ответственность за ведение кадрового учета должна быть закреплена документально — обычно это приказ руководителя. В приказе прописываются обязанности ответственного: оформление документов, ведение личных карточек, учет рабочего времени и др.
Систематизация документации
Документы должны быть организованы по номенклатуре дел с указанием сроков хранения. Это помогает быстро находить нужные документы и отражать кадровые события в хронологическом порядке.
Соблюдение сроков и правил хранения
Документы по кадровому учету требуют соблюдения определенных сроков хранения. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении хранятся длительные периоды времени, а личные дела сотрудников должны быть доступны при необходимости.

Электронный кадровый учет
Современные технологии позволяют автоматизировать кадровый учет, используя электронный документооборот и специализированные программы. Это снижает вероятность ошибок, ускоряет процессы и облегчает контроль со стороны работодателя. Электронные системы позволяют хранить документы в цифровом формате, что упрощает архивирование и поиск информации.

Частые ошибки и риски при ведении кадрового учета
Несоблюдение правил кадрового учета может привести к серьезным последствиям, включая штрафы со стороны контролирующих органов и трудовые споры с работниками. Основные ошибки:

• Отсутствие четкой системы учета — документы хранятся бессистемно, что усложняет доступ к ним.
• Ошибки в документах — неправильные формулировки в трудовом договоре или приказах способны привести к нарушениям закона.
• Нарушение сроков хранения — несоблюдение требований по хранению кадровых документов грозит санкциями.
• Игнорирование изменений в законодательстве — трудовое законодательство и правила кадрового учета периодически обновляются, что требует регулярного отслеживания.

Кадровый учет и защита персональных данных
В рамках кадрового учета работодателю приходится работать с персональными данными сотрудников. Здесь важно соблюдать требования законодательства о защите персональных данных: собирать только необходимую информацию, защищать её от несанкционированного доступа и соблюдать сроки хранения с учётом норм.

Итоги: почему кадровый учет важен для бизнеса
Кадровый учет — это не просто оформление документов, а систематизированная работа по ведению и хранению сведений о персонале. Он помогает:
✔ соблюдать трудовое законодательство;
✔ защищать интересы компании и сотрудников;
✔ формализовать трудовые отношения;
✔ планировать кадровую политику и рабочий график;
✔ снижать юридические и финансовые риски.
Игнорирование или несоблюдение требований кадрового учета может привести к штрафам и конфликтам с сотрудниками, поэтому каждому работодателю важно подходить к этому процессу ответственно и профессионально.