Как перевести всех контрагентов на работу с электронным документооборотом?
Нужно отправить ссылку на документ. Не нужно подключаться к сервису ЭДО или выпускать электронную подпись. Уложиться можно за день.
У 92% компаний в России есть квалифицированная электронная подпись. Её используют, чтобы подписывать отчетность для отправки в налоговую. Многие компании используют сервисы электронного документооборота, но обычно обмен документами через ЭДО используют для работы с крупными корпорациями.

Документооборот с небольшими контрагентами чаще остается бумажным, потому что контрагенты говорят что-то вроде....
Типичный клиент без ЭДО №1
Мы не хотим оплачивать каждый документ
Типичный клиент без ЭДО №2
Нам нет смысла подключаться к ЭДО
за ними нужно бегать запрашивать подписанный документ или обмениваться сканами.
А если использовать электронный документооборот без подключения контрагентов?
У вас и ваших контрагентов скорее всего уже есть электронная цифровая подпись, при помощи которой они сдают отчетность в ФНС. Чтобы документ был юридически значимым, вам необходимо подписать документ квалифицированной электронной подписью с двух сторон. Это можно сделать без оператора ЭДО.

В Genplace можно использовать любую электронную подпись, чтобы подписать документ. Доступ к подписанному документу можно отправить контрагенту. Он увидит подпись под документом и сможет подписать его в нашем сервисе. Регистрироваться у нас ему для этого не надо.
Как это работает?
Есть три сценария работы
Первый
Загрузить файл, подписать и отправить контрагенту
Пользователь может загрузить несколько договоров и подписать их одновременно. Документом можно поделиться. На странице документа отображается, кем был подписан документ.
второй
Сформировать первичный документ, подписать и отправить
Тоже самое, что и в предыдущем, но используется теми, кто сам создает в сервисе счета, акты или накладные. В этом случае мы можем вести управленческий учет по методу начисления и распределять расходы по проектам. Суммы берем из сформированных документов.
третий
Отправить документ пользователю Genplace и не создавать аккаунт в системе
Мы сделали специальную ссылку, по которой незарегистрированные пользователи могут отправить документ нашим клиентам. Через неё можно найти контрагента подписать файл и отправить.
Что нужно для начала работы

Вам необходима будет квалифицированная электронная подпись. Её вы можете получить в любом удостоверяющем центре.

На вашем компьютере должен быть установлен криптопровайдер КриптоПро CSP. Скачать его можно тут

А в вашем браузере должно работать расширение КриптоПро, чтобы мы могли считать вашу подпись. Скачать его можно по той же ссылке.

Если вы уже использовали электронную цифровую подпись, то скорее всего у вас на компьютере уже установлено все необходимое. Если нет, то наш специалист свяжется с вами и поможет установить программы.

Подписывать документы с мобильного телефона пока что нельзя.
Для каких документов это работает

Пока что это работает для всех документов, кроме счетов-фактур и УПД. Через Genplace нельзя сдать отчетность в контролирующие органы, но вы можете это сделать через личный кабинет налогоплательщика.
Почему это легально?

Коротко: по закону об электронной подписи, документ, подписанный ЭЦП приравнивается к документу на бумажном носителе. Поэтому не важно, каким образом вы передаете документ. Важно только то, чтобы он был подписан цифровой подписью.

Подробнее:
В соответствии с п.1 ст.4 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее -Закон об Электронной подписи), принципом использования электронной подписи является право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Согласно ст.6 Закона об Электронной подписи, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

В соответствии с п.2 ст. 10 Закона об электронной подписи, участники электронного взаимодействия не вправе устанавливать иные, за исключением предусмотренных настоящим Федеральным законом, ограничения признания усиленной квалифицированной электронной подписи. Нарушение запрета на ограничение или отказ от признания электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, соответствующей предъявляемым к ней требованиям, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, а также нарушение запрета операторами государственных и муниципальных информационных систем, информационных систем, использование которых предусмотрено нормативными правовыми актами, или информационных систем общего пользования на предъявление требований о наличии в квалифицированном сертификате информации, не являющейся обязательной в соответствии с настоящим Федеральным законом и принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, по любым причинам, кроме предусмотренных настоящим Федеральным законом, не допускается.

Анастасия Корниенко
Ведущий специалист юридического департамента ГК "Авуар".

всего за 599в месяц

Попробуйте 3 дня бесплатно
Без ограничений
Платежные данные не требуются
Заявка на подключение
Заполните форму, и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Нажимая "Отправить", вы соглашаетесь с условиями Политики конфиденциальности